Outlook

01 - Introduction et tour de table

• Présentation des étapes et thématiques abordées : sommaire du module/parcours de formation.
• Validation des objectifs avec chaque apprenant.
• Tour de table guidé : échanges et positionnement des acquis et des besoins de chacun.

02 - L'environnement Outlook et envoi de messages

• Présentation et démarrage d'un service de messagerie : le courrier électronique, l'adresse mail.
• Le navigateur, boîte de réception, boîte d'envoi, éléments envoyés, supprimés (corbeille), brouillons, courrier indésirable.
• Paramétrages standards et fonction Aide.
• Création d'un mail : règles de composition et de rédaction des messages.
• Les destinataires, « à », « copie (cc) », « copie cachée (cci/bcc) ».
• Définir l'importance d'un message.
• Désigner un autre utilisateur comme destinataire des réponses.
• Ajouter un lien hypertexte à un message : signatures des messages, mise en forme.
• L'insertion de pièces jointes depuis le message ou d'une application.
• L'insertion d'éléments dans un message, options d'envoi de messages.
• Enregistrer ou récupérer un message inachevé, l'envoyer : récupérer/Restaurer un message inachevé ou supprimé et l'envoyer.
• Insérer des repères d'importance et suivi des messages.
• Statuts lu et non-lu.

03 - Ouverture de messages et gestion de messages

• Caractéristiques d'un message : répondre à l'expéditeur, répondre à tous.
• Transfert de messages.
• Pièce jointe, ouvrir, fermer, enregistrer.
• Affichage, recherche, suppression, recherche, tri et impression : organiser, dossier, sous-dossier, étiquettes/libellés.
• Sécurité, SPAMS, mails frauduleux ou non-sollicités, virus, phishing.
• Les règles et réponses automatiques.
• Imprimer un ou plusieurs messages, une ou plusieurs pièces jointes.
• Créer, supprimer, modifier un contact, une liste de distribution/liste de publipostage.

04 - Options du calendrier

• Les modes d'affichage : création de rendez-vous / Événements.
• Caractéristiques, propriétés, alarme.
• Gestion des rendez-vous / Événements / Planification des réunions.
• Utilisation des agendas de groupe, définir un rappel de rendez-vous.
• Vérifier les réponses des participants à une demande de réunion.
• Gérer la périodicité d'un rendez-vous ou d'un événement.
• Paramétrer son calendrier et les styles d'impression.
• Partager son calendrier : ouvrir un calendrier partagé.

05 - Optimiser le travail en groupe et organiser sa messagerie : options de regroupement

• Assigner une tâche : accepter ou refuser une tâche.
• Reprendre possession d'une tâche refusée.
• Paramétrer l'affichage et personnalisation du dossier tâche : transformer un message en tâche et une tâche en rendez-vous.
• Créer des dossiers pour classer des messages : transférer et classer automatiquement des messages pendant une absence.
• Utiliser les règles de gestion des messages.
• Utiliser la gestion des couleurs par destinataire : créer des dossiers Outlook et dossiers personnels.
• Classer et grouper des messages dans les dossiers.
• Déléguer sa boîte aux lettres : envoyer du courrier pour le compte d'une autre personne.
• Partager les contacts et un dossier.
• Ouvrir le dossier d'un autre utilisateur : utilisation des dossiers publics.

06 - Préparer et passer la certification

• 36 questions (sous forme de QCM), durée limitée à 35 minutes.
• Un module est validé si le score est supérieur ou égal à 75% de bonnes réponses.
• Délivrance d'un certificat numérique Rapports individuels des compétences, envoyé par mail après chaque test.
• Remise de diplôme chaque mois.

07 - Valider les acquis et clôturer la formation

• Bilan et évaluation finale de la formation.
• Enquête de satisfaction à chaud.

Modalités d'évaluations

• Évaluation en continu de la compréhension et de l'assimilation des savoirs et savoir-faire par le formateur lors de mises en situation et cas pratiques.
• Évaluation des acquis : Quiz/QCM de fin de module.
• Auto-positionnement avant et après la formation.
• Formation certifiante.
• Passage de la certification visée (voir détails dans le déroulé pédagogique).