Gestion du temps et des priorités

Jour 1 - Diagnostiquer ses priorités et reprendre la maîtrise de son agenda

Séquence 1 - Cadrage et diagnostic flash de la charge - 45 min

• Identifier les situations concrètes de débordement: rendez-vous qui s'allongent, urgences jeunes, appels, mails, demandes internes, reporting, réunions, partenaires.
• Distinguer charge réelle, charge ressentie et charge invisible.

Séquence 2 - Comprendre les mécanismes de saturation et de dispersion - 1 h

• Repérer les effets du multitâche, des interruptions, des micro-décisions et des tâches inachevées sur l'attention et la qualité d'accompagnement.
• Identifier ses voleurs de temps personnels et collectifs: urgence permanente, réunion sans décision, mails ouverts en continu, absence de critères de priorité, demandes floues.

Séquence 3 - Prioriser dans un contexte Mission Locale - 1 h 30

• Utiliser une grille de tri adaptée: impact sur le jeune, urgence, obligation, échéance, dépendance d'un tiers, risque de rupture, temps nécessaire.
• Comparer matrice Eisenhower, méthode MoSCoW, règle des 3 priorités et tri par niveau d'impact.

Séquence 4 - Construire un agenda réaliste et protecteur - 1 h 30

• Différencier temps fixe, temps flexible, temps relationnel, temps administratif, temps de fond et temps tampon.
• Planifier avec des blocs: entretiens, relances, administratif, coordination, préparation, imprévus, respiration cognitive.
• Éviter les agendas impossibles: sous-estimation des durées, absence de transition, empilement de rendez-vous, tâches sans créneau.

Séquence 5 - Organiser les tâches et réduire la charge mentale - 1 h 15

• Mettre en place un système simple: capturer, clarifier, décider, planifier, faire, suivre.
• Créer un Kanban personnel: à traiter, planifié, en attente, fait; distinguer action, projet, relance et information.
• Utiliser une check-list de fin de journée et une revue hebdomadaire.

Séquence 6 - Mise en pratique 1: arbitrer une journée sous tension - 1 h

• Résoudre un scénario réaliste: absence d'un collègue, jeune en difficulté, réunion, échéance administrative, appel partenaire, dossier urgent et rendez-vous déjà programmés.
• Décider quoi faire, reporter, déléguer, clarifier ou refuser, et expliquer ses choix..

Séquence 7 - Ancrage jour 1 - 1 h

• Formaliser ses 3 règles de priorisation personnelle.
• Identifier un changement d'agenda à tester dès la semaine suivante.

Jour 2 - Réguler les sollicitations, le temps relationnel et installer des routines durables

Séquence 8 - Gérer les interruptions sans rompre la qualité de service - 1 h 15

• Identifier les interruptions utiles, évitables, reportables ou à traiter immédiatement. 
  • Utiliser une phrase de clarification: nature de la demande, délai réel, niveau d'urgence, prochaine action attendue.
  • Construire des règles personnelles et collectives: créneaux de disponibilité, canaux selon urgence, réponses types, passage de relais.

Séquence 9 - Maîtriser le temps relationnel avec les jeunes - 1 h 30

• Cadrer un entretien sans rigidité: objectif, durée, étapes, point de sortie, prochaine action.
• Gérer les débordements: récit long, demande multiple, urgence émotionnelle, retard, absence de décision, besoin de relais.
• Savoir conclure: reformulation, décision, engagement réciproque, trace utile.

Séquence 10 - Fluidifier le temps collectif avec l'équipe et les partenaires - 1 h

• Repérer les pertes de temps collectives: informations dispersées, réunions sans objectif, relances multiples, absence de décision, doublons.
• Définir des règles de coopération: ordre du jour, décisions, responsabilités, échéances, canal, compte-rendu utile, relance unique.

Séquence 11 - Outils numériques et sobriété organisationnelle - 1 h

• Choisir l'outil selon l'usage: agenda, tâche, relance, note, suivi, partage d'information.
• Éviter la sur-outillage: multiplier les listes, disperser l'information, confondre outil et méthode.
• Paramétrer des routines: rappels, catégories, blocs agenda, modèles de mails, listes de relance.

Séquence 12 - Prévenir la surcharge et préserver la qualité professionnelle - 1 h

• Identifier les signaux faibles de surcharge: retard chronique, oublis, irritabilité, empilement, sentiment d'urgence permanente.
• Apprendre à poser une limite professionnelle et à alerter avec des faits: charge, priorité, risque, option proposée.
• Distinguer efficacité, disponibilité et suradaptation.

Séquence 13 - Mise en pratique 2: bâtir son système d'organisation - 1 h 30

• Chaque participant construit son organisation cible: critères de priorité, agenda type, tableau de tâches, rituels, règles d'interruption, temps relationnel.
• Adapter le système au poste occupé: accueil, accompagnement, projet, coordination, administratif, partenariat.

Séquence 14 - Évaluation, transfert et engagement - 45 min

• Évaluer les acquis et la capacité à appliquer les outils.
• Formaliser un plan de test sur 15 jours: une routine, un outil, une règle relationnelle, un indicateur d'amélioration.
• Identifier un point à partager en équipe pour gagner du temps collectivement.

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